個人情報の取り扱いについて
株式会社エビネマネジメントサービス（以下、「当社」とする。）は、事業活動を通じ取得する個人情報を以下の通り取り扱います。
- 個人情報の利用目的について
- 個人情報の共同利用について
- 個人情報の第三者への提供について
- あらかじめご本人の同意をいただいている場合。
- 人の生命、身体又は財産の保護に必要な場合でご本人の同意を得ることが困難な場合。
- 司法機関、行政機関等から法令に基づき提供を命じられた場合。
- 個人情報の委託
- 保有個人データ又は第三者提供記録の開示について
- 個人情報保護苦情・相談窓口
- 〒310-0841 水戸市酒門町4236-5
- 株式会社エビネマネジメントサービス 個人情報保護管理者取締役宛
- TEL 029-248-4100
- 当社の所属する認定個人情報保護団体
- 一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護団体事務局
- 電話番号：03-5860-7565 フリーダイヤル：0120-700-779
- 開示の求めに際して必要となる書類
- 回答方法
- 保有個人データの安全管理のために講じた措置
- 組織的安全管理措置
- 人的安全管理措置
- 物理的安全管理措置
- 技術的安全管理措置
当社が取扱う個人情報とその利用目的は下表の通りです。
| 個人情報 | 利用目的 | |
|---|---|---|
| ① | 印刷・DM業務で取引先から取得する個人情報 | 契約先企業よりお預かりする個人情報は、DM発送などのメーリングサービス代行業務を行うため |
| ② | お客様の個人情報 | ・化粧品販売業務での商品のご案内及び発送のため。 ・保険代理店業務での契約更新など、保険契約に関するご案内のため。 |
| ③ | 求人募集で取得した採用応募者の個人情報 | 社員採用業務のため |
| ④ | 従業員・採用応募者関連の個人情報 | 従業員、パート、採用応募者、退職者の人事関連事務処理、その他一般事務の連絡及び問合せのため |
| ⑤ | 当社の敷地内に設置している監視カメラで取得している個人情報 | 盗難防止のため |
| ⑥ | その他お問合せ、相談に伴う個人情報 | お問合せや相談・苦情に対する内容確認や連絡のため |
| ⑦ | 個人番号を含む個人情報 | マイナンバー法に定める納税、社会保障等の個人番号関係事務処理を行うため |
②、③、④、⑥、⑦は保有個人データです。
当社は、グループ会社を含む他企業との間で個人情報の共同利用は行ないません。
当社は以下の場合を除き、個人情報を第三者に提供することはいたしません。
受託業務で取得した個人情報を除く、本人より直接取得した個人情報の、一部または全部の取り扱いを外部へ委託する場合は、委託先と個人情報の保護に関する、講ずべき措置の内容を締結し、業務を委託します。
当社が開示・訂正・追加・削除の権限を有する個人情報に対する本人の権利として、保有個人データの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求及び第三者提供の記録の開示請求を行うことができます。
請求いただく場合は、当社指定の書式「個人情報に関する依頼書」へご記入いただき、当社「個人情報保護苦情・相談窓口」まで郵送またはＦＡＸにてお願います。
なお、依頼書には本人確認のための書類（運転免許証の写し等）、代理人である場合は代理人を特定できる確認資料（委任状等）を添付していただきます。
後日、当社個人情報保護苦情・相談窓口担当者より、電話にて本人確認を行った上で回答させていただきます。本人確認を行った書類は、当社の規定に従って破棄いたします。
なお、この対応をするための手数料は徴収いたしません。
個人情報の開示等に応じるため、請求受付後、「個人情報開示等請求書（兼）回答書」をご本人に宛てに送付させていただきます。書類に必要事項をご記入いただきご本人確認のために、以下のいずれか1つの証明書を同封のうえ、上記の「1.開示等の求め先」にご返送してください。なお、お手数でも運転免許証、パスポートの本籍にはマスキング等を施し、内容が判断できないように処理を行い、同封してください。
・運転免許証のコピー
・パスポート（有効期限内）のコピー
・住民票の写し
申請者ご本人宛に、本人限定受取郵便にてご回答させていただきます。
当社は、保有個人データの適正な取扱いを確保するため、「個人情報保護方針」(個人情報の安全管理措置)に従い、以下の安全管理措置を実施しています。
個人情報保護管理者を責任者とする全社的な組織であるPMS推進委員会の常設
苦情、相談、漏えい等の事態への対応窓口である「個人情報窓口」の設置保護規程、保護手順書等の整備、運用および運用見直しのための枠組みの構築・維持・改善個人情報保護監査責任者を責任者とする監査体制の確立と定期・随時の監査実施 等
入社時および退職時には秘密保持に関する誓約書を締結
定期的／随時に個人情報保護教育の実施 等
入退館・入退室に対する制限機構(ICカード認証等)と記録の採取及びチェック
事務所内をゾーニングにより管理(入室者の制限ルールと物理的な管理措置)
情報機器や情報媒体(紙、電子媒体等)の盗難等の防止措置
情報機器や情報媒体(紙、電子媒体等)の適切な廃棄措置 等
クラウド事業者間等における通信経路、通信ネットワークの秘匿化
サーバ、パソコン(含むモバイル機器)等のOSバージョン管理、不正ソフト対策の実施
取扱者を限定し、適切なアクセス制御を実施し、併せてアクセスログの管理を実施
取扱者(利用者)の識別とパスワード認証による管理を実施
外部からの不正アクセスによる漏えい等の防止対策を実施 等
以上
